Come la ISO 9001 migliora le procedure di spedizione?
Le organizzazioni che si occupano di procedure di trasporto, stanno oggi giorno diventando sempre più competitive. Le aziende devono trovare il modo di operare in modo più efficace per sopravvivere sul mercato, crescere ed evolversi. In un contesto così dinamico ed in evoluzione, il rifornimento di materie prime, o di consegna del prodotto, rende la spedizione un’attività molto importante. Commercialmente richiede alta efficienza e criteri organizzativi specifici.
In questo articolo, analizzeremo come l’implementazione della ISO 9001 nelle organizzazioni di logistica e trasporti aiuta a raggiungere tali obiettivi.
Quali attività sono praticate dalle compagnie di spedizione?
Negli ultimi anni le compagnie di trasporto hanno sviluppato molte soluzioni importanti per diversi tipi di filiere. Il trasporto e la spedizione non sono più le uniche attività svolte, in quanto le compagnie di trasporto forniscono la gestione digitale del magazzino, il coordinamento dei processi in entrata e in uscita e la realizzazione degli ordini. Per quanto riguarda le attività di spedizione, ci sono quattro diverse categorie: le spedizioni su strada, ferroviarie, marittime e aeree. Ogni metodo di trasporto può essere utilizzato separatamente, anche se è più comune eseguire spedizioni intermodali che integrano più tipi di trasporto. Tutte le attività offerte dalle compagnie di trasporto e i relativi processi possono essere considerati nell’ambito del sistema di gestione della qualità. Ciò significa che ogni attività dovrà essere conforme ai requisiti ISO 9001 nel caso in cui queste aziende desiderino implementare o certificare un sistema di gestione della qualità.
Concentrarsi sulla Sicurezza o sulla Qualità della spedizione?
Saremo tutti d’accordo sul fatto che la qualità nelle compagnie di trasporto è sicuramente un fattore importante. A volte, tuttavia, può essere in conflitto con un altro elemento rilevante della spedizione: la sicurezza. Ad esempio, molti consumatori richiedono una consegna rapida dei loro prodotti, il che potrebbe comportare rischi di sicurezza poiché le pratiche di sicurezza spesso limitano la velocità dei processi. Pertanto, la qualità dovrebbe essere associata alla sicurezza delle spedizioni e le aziende dovranno informare i propri consumatori su questa limitazione. Con questo approccio, i clienti saranno in grado di comprendere meglio il livello di qualità offerto e i costi associati alla prevenzione di potenziali rischi.
La progettazione e lo sviluppo si applicano alle compagnie di spedizione?
In generale, le organizzazioni di trasporti non progettano i loro servizi ma li pianificano. Di conseguenza, questo requisito della norma risulta applicabile solo in parte alla maggior parte delle compagnie di trasporto che saranno tenute solamente al controllo di fattibilità dei percorsi imposti.
Vi sono rari casi in cui le organizzazioni devono includere completamente la progettazione nel loro sistema di gestione della qualità. Questo è il caso delle aziende che incorporano la progettazione tra le loro attività, come la pianificazione del percorso, che devono verificare che gli input e gli output nella progettazione soddisfino i requisiti ISO 9001. Ciò include la capacità (ad es. Numero di veicoli per tratta), il tempo di viaggio in base alle condizioni e alla segnalazione della strada, ecc.
Come viene gestita la prestazione di servizi nelle compagnie di spedizione?
L’organizzazione può migliorare il successo di un’azienda di trasporti controllando la fornitura di servizi offerti. La chiave per convincere i clienti a ritenere che il loro ordine o richiesta vengano elaborati correttamente è mostrare loro che esistono controlli efficaci. Ma come puoi dimostrare che questi controlli sono pianificati e applicati in modo efficiente? La ISO 9001 propone vari strumenti per mantenere sotto controllo la produzione o la fornitura di un servizio:
- Specifiche chiare del servizio fornito, strutturate secondo specifiche procedure, aiuteranno a stabilire criteri per la conformità del servizio con le esigenze e le aspettative del cliente.
- Accurate istruzioni di lavoro per tutti i dipendenti aiuteranno a svolgere correttamente le attività pertinenti.
- Una squadra appropriata faciliterà il raggiungimento degli obiettivi dell’attività o del processo in cui la squadra è coinvolta. Altrimenti, la mancanza di personale competente e motivato causerà sforzi eccessivi che, a lungo termine, generano demotivazione e riluttanza al lavoro.
- Monitoraggio e misurazione dei processi per verificare se il metodo di lavoro debba essere mantenuto o abbia la necessità di pianificare ed eseguire delle modifiche
Migliorare l'efficacia e l'efficienza nei processi di spedizione
In relazione al funzionamento interno dell’organizzazione, cosa cerca l’organizzazione implementando gli strumenti di cui sopra abbiamo parlato?
Da un lato, un’organizzazione potrebbe voler migliorare l’efficacia delle funzioni aziendali. Ad esempio, consegne di maggior successo con reclami dei clienti ridotti entro un determinato periodo. D’altra parte, un’azienda potrebbe voler migliorare l’efficienza, ottimizzando le risorse e le attività commerciali per aumentare i ricavi e i profitti per l’organizzazione. Ad esempio, l’efficienza può ridurre il numero di guasti e ripetizioni nei processi, sprecando meno tempo e quindi riducendo i costi associati. Tradotto in termini economici, questo significa aumentare la produttività generale dell’organizzazione e delle sue attività.
In questo senso, l’organizzazione può seguire alcune azioni allineate ai requisiti ISO 9001 per aumentare l’efficacia e l’efficienza nei suoi processi interni. Gli aumenti, a loro volta, contribuiscono al continuo miglioramento del business. Di seguito è riportato un elenco delle azioni più importanti che una compagnia di spedizioni può effettuare:
- Migliorare l’infrastruttura: veicoli, magazzini, uffici, computer, ecc.
- Migliora la comunicazione interna
- Migliorare il rapporto con i fornitori rilevanti, selezionando quelli più appropriati con i criteri adeguati
- Stabilire indicatori chiave di prestazione (KPI) e metodi di monitoraggio
- Elaborare procedure e istruzioni di lavoro con enfasi sulla prevenzione di possibili errori o problemi utilizzando l’approccio basato sul rischio
- Formare adeguatamente il personale
Monitoraggio e misurazione
In un’organizzazione di spedizioni ci sono molte fasi e punti in cui è possibile trascurare un errore, una cattiva gestione o una pianificazione del trasporto. È pertanto necessario stabilire una serie di linee guida per la raccolta, la classificazione, la preparazione, il trasferimento e la consegna delle merci. Il processo di ispezione può essere considerato l’ultima risorsa di un SGQ e può comportare la riduzione delle possibilità che qualcosa vada storto.
ISO 9001: Una opportunità per affrontare la concorrenza
La gestione della logistica e dei trasporti attraverso un sistema di gestione qualità rende la struttura aziendale solida nel lungo periodo ma anche flessibile ad individuare processi che vanno migliorati per rispondere alle richieste del mercato.
Affrontare le sfide aziendali impone la necessità di applicare le “migliori pratiche” nelle compagnie di trasporti. Queste pratiche includono l’applicazione di approcci, procedure, processi, modelli di business, tecniche e strumenti
Questo risultato è ottenuto attraverso l’implementazione della ISO 9001, che consente alle attività di spedizione di aumentare la loro qualità e sicurezza e portandole a un livello più competitivo sul mercato.
